Zpracování osobních údajů

Rozsah a zdroj zpracovávaných údajů

Klínové Boudy, s. r. o. jako správce osobních údajů (dále také jen „správce“) v souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb vyžaduje poskytnutí následujících osobních údajů ubytovaných osob (subjektů údajů):

1. jméno a příjmení;
2. adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí;
3. datum narození;
4. číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu;
5. státní občanství;
6. e-mailová adresa;
7. telefonní kontakt.

Tyto údaje správce vyžaduje a zpracovává pouze u klientů, u kterých dojde k souhlasu s rezervací pobytu v konkrétním termínu. U klientů, kteří pobyt pouze poptávají a nedojde následně k závazné rezervaci a zaslání závazného potvrzení objednávky pobytu, osobní údaje správce nevyžaduje a nezpracovává.

Poskytnutí osobních údajů pro účely ubytování je zákonným požadavkem nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy (potvrzení objednávky pobytu), a zde má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout na základě § 3 odst. 4 zákona č. 565/1990 Sb. (o místních poplatcích) ve znění pozdějších předpisů. V případě neposkytnutí těchto údajů není možné subjekt údajů ubytovat nebo sepsat Smlouvu o ubytování.

Osobní údaje správce získává přímo od subjektů údajů, s výjimkou zpracování „Rezervace ubytování — příjem informací z internetových rezervačních portálů“, kdy správce získává část osobních údajů od subjektů provozujících internetové rezervační portály. Údaje o těchto správcích osobních údajů včetně kontaktů na ně klient nalezne na jejich webových stránkách, na nichž provedl rezervaci. Vzhledem k jejich většímu počtu a vzájemnému předávání údajů mezi nimi zde nejsou uvedeny.

Účel zpracování osobních údajů

Klínové Boudy, s. r. o. jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých služeb shromažďuje, zpracovává a uchovává za podmínek a v mezích stanovených platnou právní úpravou osobní údaje subjektu údajů k těmto účelům:

Pro splnění právní povinnosti je správce povinen vyžadovat údaje 1) – 5) podle obecně závazné vyhlášky o místních poplatcích v platném znění vydané městem Špindlerův Mlýn. Pro účely oprávněných zájmů poskytovatele ubytování pak správce od klientů vyžaduje e-mailovou adresu a telefonní číslo. Tyto údaje jsou nutné pro efektivní komunikaci mezi klienty a ubytovatelem.

Doba zpracování

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností, tj. vždy minimálně do doby ukončení pobytu, a dále pak po dobu, po kterou je správce povinen / oprávněn ty které údaje uchovávat podle GDPR a dalších obecně závazných právních předpisů.

Jak osobní údaje zpracováváme

a) Zpracování. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení ve smyslu požadavků GDPR. Do kontaktu s osobními údaji klientů přicházejí pouze jednatelé společnosti správce a následně orgány, které tyto údaje vyžadují ze zákona (např. Městský úřad Špindlerův Mlýn, Policie ČR, útvar cizinecké policie). Zpracovávání provádějí pouze jednatelé společnosti správce osobně.

b) Uložení. Pro efektivní komunikaci s klienty jsou uchovávány osobní údaje: jméno a příjmení, adresa, e-mail a telefon. Ty jsou uloženy v elektronické a listinné podobě se zabezpečením. Data narození jsou zaznamenána a uchovávána v elektronické a listinné podobě se zabezpečeným uložením.

c) Archivace. Údaje jsou uchovávány po dobu 6 let následujících po roce provedení zápisů v souladu se splněním zákonné povinnosti dle zákona č. 565/1990 Sb. (o místních poplatcích) ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 326/1999 Sb. (o pobytu cizinců na území ČR) ve znění pozdějších předpisů, s tím, že daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, dle § 35 a § 35a zákona č. 235/2004 Sb. (o dani z přidané hodnoty) ve znění pozdějších předpisů.

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má veškerá práva přiznaná nařízením GDPR a dalšími právními předpisy, kdy se jedná zejména o:

• právo na přístup;
• právo na výmaz;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost;
• právo na vysvětlení;
• právo vznést námitku proti zpracování;
• právo podat stížnost u správce nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Více informací o právech subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů: uoou.cz.

Veškeré výše uvedené osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány v souladu s podmínkami GDPR a nejsou zpřístupněny nebo poskytovány jakýmkoliv dalším osobám s výjimkou případné kontroly ze strany obce, pro kterou jsou vybírány místní poplatky, popřípadě Policie ČR, útvaru cizinecké policie. Osobní údaje rovněž nebudou předávány mimo EU ani jakékoliv mezinárodní organizaci.